“Hoe gaan andere Odensehuizen om met de organisatie rondom intakeformulieren, bezoekers en AVG ?”
Toelichting
Ik ben vanuit Odensehuis Hoeksche Waard benieuwd naar hoe andere Odensehuizen het doen met intakeformulieren en AVG. Zijn er Odensehuizen die een intake doen? Vraag je aan deze bezoeker of je meer dan bv. een naam, telefoonnummer en mailadres mag noteren? Welke informatie vraag je aan een nieuwe bezoeker? Wat doe je hier vervolgens mee? Hoe bewaar je deze informatie veilig? Wanneer je achteraf kijkt, is het dan van waarde geweest, dat je deze informatie tot je beschikking had? Bij dit alles denk ik aan de adresgegevens, noodnummer, reden van komst, wel/geen diagnose, wel/niet reanimeren, info over gezinssituatie heden/verleden, hobby's enz.
Graag jullie ervaring, mening, gedachten hierover,
Hartelijke groet,
Deborah van Abkoude, Odensehuis Hoeksche Waard.
Beste Deborah,
Het Odensehuis Papendrecht heeft een inschrijfformulier voor bezoekers en mantelzorger en een apart voor de vrijwilligers.
Als een bezoeker een paar keer op bezoek is geweest in het Odensehuis vul ik dit samen met de bezoeker en indien aanwezig mantelzorger (hulpverlener) in. In het inschrijfgesprek maken we nader kennis met elkaar en het geeft mij de mogelijkheid om iets meer over het Odensehuis te vertellen.
Het inschrijfformulier bevat de NAW gegevens van bezoeker en mantelzorger(s), en de noodzakelijke gegevens die nodig kunnen zijn voor de uitvoering zoals: dieet, naam casemanager, hobby's, reanimatieverklaring en toestemming voor het maken en gebruik van foto's.
De gegevens verwerk ik in een Excel-bestand.
De gegevens gebruik ik voor:
- de uitvoering zoals het bezorgen van de nieuwsbrief, een extra attentie tijdens de lockdown etc., de invulling van de Odensehuisactiviteiten
- het genereren van de cijfers voor het jaarverslag
- het onderzoek wat afgelopen jaar heeft plaatsgevonden naar de effectiviteit van het Odensehuis.
Natuurlijk mag je me bellen 06 39575136
Succes,
Marjan Middelburg, coördinator Odensehuis Papendrecht
Hoi Deborah,
Wij zijn van mening dat je zo min mogelijk administratie moet hebben in een Odensehuis. Wij vragen aan een bezoeker of we een telefoonnummer en adres mogen noteren in de agenda. Soms hebben we een kennismakingsgesprek waar een casemanager bij aanwezig is en evt info bespreek in dan met een collega. Niets opschrijven, we zijn geen dagbesteding. Soms vragen we of ze het prijs stellen om een groepsapp te starten maar dat is meer om te appen als iemand bv naar huis gaat zodat de partner dat weet. Wij vragen niet naar een diagnose. Wat bezoekers zelf vertellen is oké en als ze dat niet doen is dat ook oké. Dat is het mooie van de inloop van het Odensehuis wat nu iets anders is uiteraard met de huidige maatregelen. Maar hopelijk komt dat weer terug. Wij hebben weleens bezoekers gehad met een NR, maar die komen dan zelf met een verklaring van de arts en brengen de collega en vrijwilligers op de hoogte en dragen een ketting. De verklaring zelf bergen we op in een afgesloten kastje. 1x per jaar schonen we de adressen lijst op.
Wij houden wel een lijst bij in met aantallen en uit welke wijk iemand komt en hoe deze ons gevonden heeft en welke activiteiten we gedaan hebben dit ter verantwoording voor de gemeente.
In de agenda noteren we de naam van elke bezoeker die geweest is, dit ook met de huidige maatregelen.
Hopelijk heb je hier iets aan en anders mag je ook bellen naar ons hoor! ( 06 13 17 53 76 )
groetjes vanuit het Odensehuis Roosendaal
Dank voor jullie reactie. Zo zie ik dat blijkt dat we verschillen in werkwijze hebben, als het bv. gaat om wat i.v.m. AVG wel/niet genoteerd wordt over bezoekers van het Odensehuis.
Beste Deborah,a
Bij ons in het Odensehuis te Dn Helder is onze coördinator belast met deze taak. Zij kan al jouw vragen beantwoorden.
Naam: Astrid Veldman email: astrid@astridco.nl
Succes verder.
HG
Bernard FRitzsche
Dank je wel, Bernard.
Dank je wel, Marjan. Fijn om te lezen van de verschillende Odensehuizen, hoe ze hiermee om gaan. Zo kunnen we leren van elkaar. Tot gauw,
Deborah.